Travail hybride : les logiciels pour collaborer à distance #4 / 4

Nous entamons ce quatrième et dernier volet consacré au travail hybride pour se concentrer sur les solutions logicielles qui vous permettront de collaborer à distance. Après avoir parcouru les solutions interactives et autres outils numériques utiles et propices à un environnement de travail à distance, nous vous donnons ici quelques exemples de solutions logicielles pour collaborer en mode travail hybride, de façon dématérialisée.

On l’a vu dans le premier volet de ce dossier, le travail à distance présente des avantages comme des inconvénients, mais le travail hybride offre plus de flexibilité que vous pouvez adapter à votre convenance. En effet, le travail hybride implique que vous ne vous retrouvez pas toujours au même endroit physiquement avec l’ensemble de votre équipe et même de l’ensemble des services de votre entreprise pouvant intervenir dans votre projet. Si toutes vos équipes sont équipées d’un système ou d’un kit de visioconférence, il n’y aucune limite au travail hybride.

Un lancement de produit en mode travail hybride : préparez votre équipe

Nous imaginons ici une équipe marketing travaillant sur le lancement d’un produit : une marque de boissons crée un nouveau jus 100% fruits. Un projet étalé sur plusieurs semaines qui nécessite un travail coordonné entre plusieurs membres d’une équipe et faisant intervenir d’autres services de l’entreprise.

On vous présente l’équipe de ce cas fictif :

• Jérémy : responsable produits supervise le lancement, il va concevoir toute la stratégie et manager toute l’équipe dédiée qui participe à chaque étape, équipe marketing et services transversaux.
• Marie : category manager va accompagner le lancement en choisissant les canaux de distribution appropriés et fera le lien avec l’équipe commerciale et logistique.
• Fred : responsable communication va s’assurer de promouvoir le nouveau produit sur les différents canaux de communication choisis.
• Sonia : assistante chef de produits va réaliser l’étude marketing préliminaire pour dégager les axes à prendre pour la création du nouveau produit.
• Aude : chargée de marketing digital va appliquer toute la stratégie de lancement sur les outils digitaux, comme le site web de la marque, optimiser le référencement et analyser les données.
• Maxence : designer va créer l’identité visuelle du produit et son packaging. Il sera en collaboration avec l’équipe technique et de production.

Pour optimiser les conditions de travail d’équipe et avancer efficacement à chaque étape du projet en étant à distance ou en mode hybride, le recours à des logiciels collaboratifs sera la réponse à la gestion de projets à distance.

Usez des logiciels collaboratifs pour la gestion de projet et d’équipe

On vous a mis sur le coup : vous devez développer un nouveau produit ! Les directives sont simples : nouveau, bon, beau, frais, sain, meilleur que la concurrence, etc. Tout n’est pas défini, mais vous avez les grands axes et quelques idées aussi pour démarrer le projet et le soumettre à votre équipe.

Vous allez donc préparer les éléments préliminaires, rechercher des informations sur le marché, élaborer un premier planning pour présenter le projet à l’équipe et confier les missions à chacun.

1) La visioconférence

L’avantage avec le travail hybride c’est que les jours où vous êtes à distance, vous pouvez en profiter pour travailler sur les tâches de fond qui demandent de la concentration et du calme. Une question primordiale, un avis à partager pour décider et continuer à avancer ? Optez pour la visioconférence et organisez un point avec vos collègues les jours où vous vous retrouvez en présentiel (cf. le deuxième volet, avec les clés pour mettre en place le travail hybride dans votre entreprise).

Dans notre exemple de lancement produit, vous pouvez vous réunir plusieurs fois par semaine en visioconférence pour faire le point sur l’avancement de chaque étape, avec toute l’équipe ou avec certains membres uniquement qui travaillent conjointement sur les mêmes sujets. Jérémy et Sonia vont souvent échanger sur les axes à prendre selon l’étude marketing en cours, par exemple.

Il existe de nombreuses solutions qui vont être plus adaptées à vos besoins, selon la taille de votre entreprise, les moyens aussi bien sûr et les méthodes de travail, votre organisation en équipe ou avec vos clients et fournisseurs. On entend souvent parler de Zoom et de Teams. Chez Speechi, nous proposons le logiciel Sofa pour faire de la visioconférence.

Le mieux est de s’assurer de choisir un logiciel qui soit compatible avec un écran de visioconférence.

Pourquoi Sofa ?

• Sofa fonctionne sur tous les appareils et offre notamment une très bonne compatibilité sur écran interactif.
• C’est aussi un logiciel sécurisé doté du chiffrage de données, un critère souvent recherché par les entreprises qui veulent préserver la confidentialité de leurs échanges.
• Cela va plus loin que la visioconférence, vous pouvez accéder à plus de fonctionnalités pour un usage collaboratif : tableau blanc, post-it-, partage d’écran, etc.

Retrouvez un comparatif des différentes solutions logicielles ici.

2) Le brainstorming

Le brainstorming un terme souvent connoté marketing, notre exemple le prouve mais cela s’applique à tous les métiers : la R&D pour le développement de nouvelles technologies pourra organiser un brainstorming, ou encore un entrepreneur pourra faire appel à un conseil d’entreprises pour mettre en place sa stratégie.

Ici, cela s’applique très bien pour un lancement produit, puisqu’il faut déterminer une feuille de route, mais avant de foncer il est important de poser ses idées, les soumettre aux autres et écouter les leurs. L’échange ne sera que bénéfique pour envisager les cas de figure, exploiter de nouvelles pistes, etc.

Avez-vous entendu parler du logiciel Draft pour faire du brainstorming visuel ? Dans notre cas fictif, le responsable marketing, Jérémy, va présenter le projet à son équipe et exposer ses idées. Dans un second temps, il va leur demander de donner à leur tour des idées. Comment ils visualisent le produit esthétiquement parlant, quels ingrédients ils souhaiteraient retrouver, quelle communication ils aimeraient faire, quelle est la cible qu’ils imaginent ? Autant de questions et suggestions seront les bienvenues à cette étape, pour ouvrir les opportunités. Ensuite, l’étau se resserrera pour faire des choix.

Pourquoi Draft ?

• Draft offre une présentation sous forme de post-it colorés que vous pouvez lier et arranger comme vous voulez sur une surface neutre comme un tableau blanc.
• Il est parfaitement adapté sur écran interactif pour visualiser les idées en grand lors d’une réunion de présentation.
• Vous avez la possibilité d’ajouter des documents et des images et de sauvegarder puis partager votre session de brainstorming au propre.

3) La gestion de projet

La gestion de projet est la clé d’un lancement réussi. Bien organiser les missions de chacun, prioriser, planifier avec des échéances permet de gérer et organiser le temps de travail à consacrer, d’anticiper et de repérer les éventuels retards, erreurs ou changements à faire.

Ici, chacun aura des missions propres et des missions transversales à réaliser en équipe ou avec d’autres services, il est donc important que chacun ait une vue d’ensemble du projet global et de l’avancement de chaque point. Lorsqu’une tâche est terminée, une autre peut commencer et déclenche aussi la tâche de quelqu’un d’autre. C’est à la fois le pense-bête, le récapitulatif, le planning, la feuille de route de toute de l’équipe pour assurer un lancement efficace et réussi.

Là encore, il existe plusieurs logiciels collaboratifs de gestion de projet pour les entreprises. Chez Speechi, nous proposons le logiciel français Ubikey pour la gestion agile de projet.

Pourquoi Ubikey ?

• C’est l’un des logiciels les plus adaptés sur écran interactif, un argument de taille pour travailler ensemble sur les étapes d’un projet. Il est aussi compatible avec tous les appareils, dont les smartphones.
• La présentation est sous forme de tableau avec des étiquettes de couleurs pour un rendu plus visuel, et on vous propose des templates prédéfinis pour aider à la mise en place d’un lancement produit ou autre projet, avec des architectures différentes selon les méthodes et façons de faire.
• Ubikey offre beaucoup de possibilités : une palette d’outils complète, un travail multi-projets pour visualiser plusieurs tableaux, import de document et images, etc. Et vous pouvez rejoindre un tableau en accès sécurisé à distance grâce à un QR code en mode hybride par exemple.

Pour en savoir plus, retrouvez une liste non exhaustive de logiciels collaboratifs pour la gestion de projet sur écran interactif dans notre dossier visioconférence.

4) Sondage et évaluation

Le sondage peut également être un outil utile pour le lancement d’un produit qui nécessite des tests, des retours et des choix. Des sondages ou enquêtes en interne comme en externe auprès de vos clients pourront donc être réalisés en amont, pendant le projet de lancement et en phase de post-lancement pour évaluer la réussite du projet et les axes d’amélioration.

Vos clients évalueront le produit avec leurs goûts, vos fournisseurs et distributeurs vous diront comment le produit pourrait être optimisé, vos collaborateurs internes vous informeront sur les points à améliorer pour un prochain lancement.

Dans notre cas fictif, on imagine très bien mettre cela en place à différentes étapes du projets pour faire intervenir les différents services dans la prise de décision et mener une enquête auprès des clients et distributeurs. On pense au logiciel Je Lève La Main, une application d’évaluation et de vote pour les écoles comme pour les entreprises.

Pourquoi Je Lève La Main ?

• Il s’agit d’une application compatible sur tous les appareils, ordinateurs, smartphones, tablettes et bien sûr : écran interactif.
• Vous pouvez créer votre sondage ou enquête comme vous voulez, avec un espace sécurisé, et pouvez accéder à des fonctions d’analyses que vous pouvez partager et présenter lors d’une réunion de débriefing par exemple.
• Le logiciel / l’application est facile à prendre en main et à utiliser pour la partager à l’ensemble de votre échantillon de répondants.

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Nous vous avons proposé une solution par cas de figure à chaque fois, mais d’autres solutions pour un système de visio professionnel peuvent convenir à vos besoins. Consultez notre dossier visioconférence où nous vous partageons un comparatif des logiciels collaboratifs du marché pour mieux vous orienter dans vos choix.

Aussi, en ce moment nous vous faisons profiter d’offres spéciales pour aménager le travail hybride au sein de votre entreprise, retrouvez-les ici.