Le travail hybride en entreprise, comment réussir ? #2 / 4

Dans un premier volet consacré au travail à distance, nous expliquions les avantages qu’apporte le télétravail ou travail hybride pour les employés comme les employeurs. Dans ce second volet, nous vous donnons quelques clés pour mettre en place le travail hybride au sein de votre entreprise pour une collaboration pérenne à distance en visioconférence.

Adapter ses méthodes pour le travail hybride

Que vous gériez une équipe ou non, le travail hybride – dont on ne rappelle plus le concept – est un nouveau mode de travail. Ainsi, notre cadre habituel est bousculé et cela induit d’adapter les méthodes pour la gestion de projets et d’équipe notamment.

En tant que manager ou employeur, vous vous demandez comment instaurer le travail à distance dans votre entreprise et au sein de votre équipe ?

1) Confirmer la transposition d’un poste à distance

Tout d’abord, pour mettre en place le télétravail il est important de savoir si tous les postes peuvent s’y prêter et être réalisés à distance depuis la maison comme au bureau (lister les “pour” et les “contre”).

Les limites du télétravail peuvent être liées aux missions confiées et le cadre que celles-ci demandent. En effet, un poste opérationnel va plus difficilement pouvoir être pensé à distance, car l’environnement de travail est indivisible de la mission du travailleur (ex : chargé de ligne de production). C’est aussi là que le travail hybride prend son sens.

2) Assurer de bonnes conditions de travail à distance

Après avoir vérifié que le poste est adaptable à distance, il faut savoir si chaque membre de votre équipe dispose des moyens suffisants pour travailler correctement et efficacement à domicile.

En tant qu’employeur, assurez-vous que votre employé possède du matériel compétent pour remplir ses objectifs et d’un point de vue tant personnel que professionnel, vous assurer qu’il ou elle puisse travailler dans de bonnes conditions, surtout si le recours au télétravail est régulier.

Au minimum, votre employé aura besoin d’un ordinateur équipé d’un micro et d’une caméra pour pouvoir faire de la visioconférence. En matière de logiciels, il est nécessaire qu’il ou elle puisse accéder à n’importe quelle plateforme à distance et que son ordinateur y soit adapté. On pourra envisager d’autres solutions interactives et collaboratives pour aller plus loin, si vous devez faire une présentation, échanger des idées, etc. Un visualiseur, un outil de mirroring ou encore un écran interactif à domicile, vous y avez pensé ? On en parle dans cet article.

3) Mettre en place un roulement d’équipes en présentiel

Dans la cas du travail hybride, vos équipes alternent travail à distance et en présentiel. Pour permettre de vous retrouver ensemble en physique afin de faire des points individuels ou d’équipe réguliers sur l’avancement des projets, vous pouvez organiser un planning de roulement au sein des locaux.

Comme le principe des métiers qui fonctionnent par poste, ici vous arrangez un planning qui permet à chacun de se rendre au bureau un ou plusieurs jours par semaine, tout en respectant une limite de présentiel, le “dit jour”. Faites tourner vos équipes, cela favorisera l’échange entre les différents services et les échanges informels perdus à distance, même si le tchat est présent il ne remplace pas tout. La discussion en face à face, c’est bon pour la collaboration et le moral.

4) Organiser des points réguliers par visioconférence

Si c’était déjà le cas en présentiel, tant mieux continuez comme ça, sinon mettez en place des points réguliers par visioconférence. Lorsque vous êtes à distance, il est nécessaire de garder le contact pour que vous ne perdiez pas l’information et ne vous emmêliez pas les pinceaux dans la gestion des tâches, des priorités, etc.

La communication, c’est la clé ! La visioconférence est un moyen de rester connecté à la réalité et surtout à vos projets et objectifs en échangeant avec d’autres personnes. Des logiciels de visioconférence, il en existe beaucoup et elles se sont d’autant plus développées avec l’avènement du télétravail. Chez Speechi, nous utilisons le logiciel Sofa – qui offre d’autres possibilités que la fonction de visioconférence. A titre d’exemple, l’équipe marketing se réunit tous les matins pour un point d’équipe en visioconférence, et avons instauré le travail hybride à raison d’une journée par semaine, ce qui permet de garder le lien et d’avancer plus efficacement.

En ce moment, nous proposons le pack Zoom Rooms prêt à l’emploi pour la visioconférence.

5) Utiliser des solutions collaboratives numériques

Qui dit travail à distance, dit environnement virtuel et numérique. Tandis que vous pouvez vous sentir désappointé devant certaines solutions et la surabondance du numérique, certaines de ces solutions s’avèrent plus qu’utiles. En effet, pour mieux vous situer dans l’avancement d’un projet, le recours aux méthodes agiles de travail peuvent grandement vous aider et même faciliter la collaboration.

Plusieurs applications et logiciels vont dans ce sens pour organiser, prioriser, échanger. Nous on pense à notre logiciel de brainstorming Draft ou de gestion de projet Ubikey, mais il y en existe d’autres selon les besoins. Un autre volet y sera consacré dans les prochaines semaines…

6) Mettre à disposition une salle de visioconférence dans vos locaux

Si on met en place le travail hybride, c’est d’abord pour des raisons de sécurité en cette période, mais il pourra perdurer comme modèle sur le long terme. Limiter le nombre de personnes présentes revient à réduire la taille des locaux, de ce fait chacun n’aura pas forcément une place attitrée, c’est l’ère du “sans bureau fixe” ou du “flex office”.

Comme les réunions groupées sont également à limiter, il peut s’avérer utile de conserver des zones de travail collaboratif en petits groupes, permettant aux mêmes membres d’une équipe de s’isoler et d’échanger depuis les locaux du bureau avec d’autres collègues situés à distance. On fait référence ici aux salles de réunion qui restent essentielles, mais qui nécessitent un aménagement pour faire de la visioconférence. D’ailleurs, plutôt que de multiplier les grandes salles de réunions – qui ne restent pas inutiles – on tendra vers une grande salle de réunion pour plusieurs petites, aussi appelées les “Huddle Rooms”.

Pour en savoir plus sur la visioconférence, consultez notre dossier dédié.

Nous reviendrons avec d’autres volets consacrés aux équipements et outils pour le travail collaboratif à distance.