Immersion dans la Huddle Room de Speechi

Durant les travaux de notre showroom lillois, nous avons décidé d’inclure une Huddle Room (petite salle de réunion et de visioconférence) dans nos locaux rénovés. Ce choix résulte de deux besoins forts.

Comme notre équipe s’agrandit, nous avions besoin d’un endroit où les collaborateurs puissent se réunir rapidement et informellement, tout en étant capable de joindre les collègues qui se trouvent à distance.

C’est un moyen de dispenser des formations à distance depuis notre showroom tandis que le client peut assister à la démonstration depuis ses locaux, tout en testant en temps réel sur son propre matériel fraîchement acquis.

Découvrez en vidéo la façon dont nous avons conçu notre Huddle Room:

Nous vous accompagnons volontiers dans la conception de votre propre Huddle Room. Découvrez ci-dessous les avantages de cette bulle de collaboration et les équipements à implanter pour en faire un véritable havre de travail collaboratif.

Qu’est ce qu’une Huddle Room ?

Emprunté au football américain, “Huddle” signifie “Mêlée”. Le terme parfait pour parler de stratégie et de collaboration.

Dans le monde de l’entreprise, une Huddle Room est un petit salon de travail cloisonné capable d’accueillir entre 2 et 6 collaborateurs en moyenne. Optimalement, cet espace est vitré et situé dans un lieu de passage au sein des locaux afin de mettre l’accent sur des interactions spontanées et informelles. Il n’y a pas d’architecture propre à la Huddle Room: chacun fait selon ses besoins et ses envies !

Pour qu’elle soit une véritable révolution dans l’entreprise et dans la communication d’équipe, la Huddle Room doit être attrayante pour les collaborateurs et doit être en mesure de rendre le travail interactif simple.

Il convient d’équiper sa Huddle Room d’équipements sans fil, d’un écran interactif et de logiciels collaboratifs.

huddle Room salle de réunion collaborative

Quels sont les usages d’une Huddle Room ?

La Huddle Room est une bulle de travail qui favorise grandement la collaboration et la créativité au sein des équipes. Cette petite salle permet aux équipes de repenser leur façon de collaborer et de produire des idées. Concentration, isolement, espace privé… Mais toujours bien équipé.

La Huddle Room, une salle de réunion au service de la collaboration

Brainstorming, méthodes agiles, partage d’infos et de documentation, dialogue… Autant de mots qui rythment vos réunions classiques mais qui trouveront réellement leur pertinence à l’intérieur d’une Huddle Room.

La Huddle Room est à la fois un havre de paix et un espace vivant. Pour les collaborateurs à la recherche de calme et d’un endroit fermé pour échanger leurs idées, elle sera le refuge idéal dans les entreprises qui favorisent à l’heure actuelle un travail collaboratif en mode open-space. Mais ce n’est pas pour autant un espace silencieux. Entre ses vitres et ses murs, les idées fusent et se notent (sur un écran interactif, de préférence !).

En résumé, la Huddle Room a plusieurs vocations :

Maintenir les liens entre les collaborateurs – même pour ceux à distance
Se réunir efficacement en petits groupes de travail
Organiser des réunions informelles rapidement et facilement
Utiliser les outils numériques au service de la collaboration
Travailler de façon souple et agile
Passer au delà des limites des plannings serrés des collaborateurs à distance

Les salles de conférence traditionnelle occupent un volume (trop) important dans les locaux des entreprises. Nous comprenons parfaitement l’enjeu de rationaliser l’espace et c’est pourquoi nous utilisons nous-même une Huddle Room dans nos locaux (voir ci-dessous) afin de maintenir l’engagement de nos collaborateurs qui travaillent partout en France. Plus besoin de traverser le pays pour faire une réunion.
Une Huddle Room suffisamment bien équipée fait tout le travail d’une salle de conférence classique. Au revoir l’espace perdu, bonjour l’espace optimisé.

L’astuce Speechi : transformer son espace de travail en outil de formation

Pour une Huddle Room parfaitement équipée, munissez-vous de caméras Full HD et de micro sans-fil. Ces petits équipements indispensables vous permettront à la fois de garder vos collaborateurs à distance proches de vous et de faire de votre Huddle Room un véritable espace de visioconférence pour pouvoir former vos clients à distance (ou simplement faire un entretien vidéo avec eux).

Former à distance depuis sa Huddle Room, l’usage complémentaire pratique

logiciel travail collaboratif visioconférence sofa

Le logiciel de collaboration en visio Sofa

Collaborez ainsi à distance avec des membres de votre personnel répartis sur l’ensemble de la France (ou à l’international) pour prendre des décisions collectives grâce à Sofa, la nouvelle plateforme collaborative en entreprise.

Le mode groupe de Sofa vous permet d’accueillir jusqu’à 120 personnes: la Huddle Room parait tout de suite plus grande !

logiciel visioconférence zoom écran interactif

Le logiciel de visioconférence Zoom

Animez et rejoignez des réunions grâce au puissant logiciel de visioconférence Zoom. Organisez vos réunions en ligne, créez des salles de réunions virtuelles et utilisez même la messagerie instantanée d’affaires.

Cette application fait partie des plus téléchargées en France dans son domaine.

Comment équiper sa Huddle Room pour en faire un espace de collaboration à la pointe de la technologie ?

Bien équiper son espace de travail collaboratif, c’est simplifier la tâche des collaborateurs

Bien aménager son espace de travail collaboratif est primordial.

Nous vous rappelons qu’au niveau fourniture meubles, une Huddle Room ne demande pas un très grand équipement. Une petite table et quelques chaises suffiront. En revanche, il est important de se concentrer sur les outils hardware et logiciels à mettre en place. Une Huddle Room bien pensée, c’est du temps de gagné.

Voici des pistes qui vous aideront à penser et à concevoir votre propre Huddle Room en fonction des besoins des vos collaborateurs et du coeur de métier de votre entreprise.

Un écran interactif

Il n’y a pas de règles mais la Huddle Room est souvent un petit espace, ce qui simplifie les échanges. Nous conseillons idéalement un écran interactif tactile 55″. Sa petite taille et sa puissance faciliteront la collaboration. Entreprises, optez pour la version pro.

logiciel travail collaboratif salle de réunion écran tactile

Des logiciels de collaboration

Un logiciel de brainstorming comme Draft est idéal comme outil de de briefing créatif. Visuel, interactif et efficace, il est parfait pour tout écran interactif et tout travail collaboratif.
Des notes digitales colorées et sympa qui animent toute réunion.

La présentation sans fil (BYOD)

Pour optimiser l’espace de la Huddle Room, des équipements sans fils sont nécessaires. Grâce à ScreenShare Pro ou à nos transmetteurs sans fil, partagez votre écran d’ordinateur tout en conservant le tactile sur l’écran interactif.

Un exemple de Huddle Room chez Speechi : un espace de réunion capable de se transformer en véritable atelier de formation

Cet espace est doté du nec plus ultra des équipements de travail collaboratif : caméra de visioconférence Speechi full HD 360°, micro d’ambiance de haute qualité, écran interactif 55” SpeechiTouch Pro, visualiseur… De quoi vous donner quelques idées pour votre Huddle Room qui pourra tout aussi bien accueillir vos collaborateurs mais aussi servir d’endroit de rendez-vous avec vos clients et vos prospects, à distance.

Comment nos collaborateurs utilisent-ils la Huddle Room ?

Un coup de téléphone à passer, besoin de sortir de l’open-space quelques heures pour avancer sur un projet personnel ? La Huddle Room est à la disposition de tous, pour trouver un moment pour soi, pour son projet et pour avoir à disposition tout l’équipement technologique nécessaire.

Cette fonction de la Huddle Room est minime. C’est avant tout un endroit de réunion qui change de nos deux autres salles, capables d’accueillir l’équipe entière. L’écran interactif reste, mais pas de grande table. Une petite table, une chaise et le travail est fait. C’est informel et nécessaire pour permettre à deux ou quatre collaborateurs d’avancer sur un projet commun dans leur bulle. Cela permet aussi de faire la liaison rapidement entre notre showroom lillois et notre showroom parisien. Optimiser le temps de travail et réduire les distances, c’est important !

Cependant, notre Huddle Room a une vocation première toute particulière. Les commerciaux et formateurs s’en servent pour dispenser des formations de prise en main sur nos produits (écrans interactifs, robots programmables, caméras, visualiseurs, etc). Le client n’a pas besoin de se déplacer pour être formé sur le produit. C’est un gain de productivité pour chacun.

Découvrez notre Huddle Room et nos solutions de collaboration à distance dans notre playlist Youtube dédiée au travail collaboratif ainsi que ci-dessous: