Quand la visioconférence change la vie des cadres (et des entreprises)

La réunion, une forme de travail qui se banalise

Près de la moitié (46%) des cadres interrogés par l’Ifop déclarent assister à 5 réunions et plus par semaine, soit un doublement net comparé à une enquête menée sur le même thème en 2015 quand 23% des cadres indiquaient connaître ce rythme de réunions hebdomadaires.

Conséquences de la crise sanitaire, la raréfaction des échanges informels en présentiel au bureau et la facilité d’organiser, sans temps de déplacement, des réunions en visioconférence expliquent en grande partie cette importante progression qui constitue une évolution majeure dans la vie et l’organisation des entreprises.

Dans le détail, ce sont les cadres appartenant à des entreprises de grande taille (plus de 500 salariés) qui participent au plus grand nombre de réunions par semaine (6,3 en moyenne) quand ceux travaillant pour de plus petites entités (moins de 50 salariés) n’en n’effectuent que 2,7. C’est en région parisienne (6,2 réunions), quand on est ingénieur ou cadre technique (6,3 réunions) et que l’on travaille dans le secteur de l’industrie (6,6 réunions) que les réunions sont les plus fréquentes.

Si, sans surprise, l’épidémie de Covid-19 a considérablement boosté l’utilisation de la visioconférence dans le monde du travail, celle-ci continue de progresser chez les cadres au fil des mois. Ainsi, 94% des cadres déclarent avoir eu recours à cette technique au cours de l’année écoulée, soit une hausse de 12 points par rapport à mars dernier, et 71% dans la semaine précédant l’enquête (+ 10 points par rapport à la même question posée en mars 2021).

En moyenne au cours des 12 derniers mois, plus de la moitié (56%) des réunions auxquelles ont assisté les cadres interrogés par l’Ifop se sont déroulées en visioconférence, avec une pointe à 61% pour ceux travaillant pour des entreprises comptant plus de 500 collaborateurs contre un tiers seulement (34,5%) dans les sociétés dont l’effectif est compris entre 20 et 49 salariés. Une différence qui s’explique aisément par la dispersion géographique des pôles d’activité et des clients qui caractérisent la plupart des groupes de grande taille.

Qui dit visioconférence dit voir et être vu. En l’espèce, l’activation de la caméra lors d’une réunion à distance est pratiquée par 85% des répondants, soit de manière systématique (32%) soit selon la nécessité (53%). Plus d’un cadre sur six (15%) affirme toutefois ne jamais allumer la caméra lors de réunions internes ou externes. En revanche, 51% des personnes encadrant plus de 20 collaborateurs apparaissent systématiquement à l’écran. Il est également à noter que cette manière de faire est plus courante chez les cadres âgés de plus de 60 ans (44%) que chez leurs cadets, 30% des cadres de moins de 40 ans activant systématiquement la caméra en visioconférence.

L’explosion des visioconférences, tout particulièrement durant les périodes de confinement, a suscité son lot de mésaventures plus ou moins cocasses à travers le monde, notamment lorsque certains participants pensaient leur caméra éteinte alors qu’elle ne l’était pas… Il est vrai et le sondage de l’Ifop en témoigne, qu’une caméra désactivée peut inciter à se livrer à des activités qui ont parfois peu à voir avec la réunion en cours. En la matière, il est intéressant de noter que les cadres de moins de 40 ans sont à l’évidence beaucoup plus décontractés, voire dissipés, que leurs aînés. Ainsi, 74% des moins de 40 ans ont déjà discuté en parallèle d’une réunion avec leurs collègues via messagerie contre 57% parmi leurs collègues plus âgés…

Ils sont également bien plus nombreux à rester en pyjama, voire en sous-vêtement (44% contre 28%), à aller sur les réseaux sociaux (48% contre 23%) et, plus étonnant, à effectuer des tâches ménagères comme la cuisine ou le ménage alors qu’ils sont en meeting (28% contre 18%).

Enfin, un cadre sur vingt (5%) reconnaît tout de même avoir déjà participé à une réunion caméra éteinte en tenue d’Adam ! Peut-être fait-il partie de ces collègues surpris par 16% des répondants dans une tenue inappropriée ou se livrant à une activité éloignée de l’objet de la réunion, proportion qui monte à 22% chez les moins de 40 ans…

Pratiquée de longue date par nombre d’entre eux, devenue prééminente avec la crise sanitaire, la visioconférence est appréciée par 74% cadres interrogés par l’institut de sondage, dont plus du quart (28%) indique en apprécier beaucoup l’usage. Et si 22% reconnaissent ne pas être spécialement emballés, seul un cadre sur 25 marque clairement son aversion pour le procédé.

Dans leur très grande majorité, les cadres saluent les avantages offerts par la visioconférence, tout particulièrement le temps gagné sur les déplacements jugé comme important par 95% d’entre eux, dont 62% pour lesquels ce facteur est très important. Conjoncturelle, la réduction des risques sanitaires est vue comme un bénéfice fort pour 88% (très important pour 55%). Concernant l’organisation même des réunions, les cadres interrogés sont plus de 8 sur 10 à estimer que la visioconférence permet d’en réduire la durée (38% le vivant comme un avantage très important) et à dire qu’elle en accroît l’efficacité (facteur très important pour plus du tiers des répondants). Autre bienfait mis en avant, un stress moins important ressenti lorsqu’il s’agit de prendre la parole avec ses collègues ou ses clients par écran interposé.

Retour au présentiel : un oui sans emballement

S’ils apprécient globalement de travailler en visioconférence et y trouvent des avantages non négligeables, une courte majorité de cadres (57%) souhaitent toutefois, lorsque la crise sanitaire sera derrière nous, retrouver le contact qu’offrent les réunions en présentiel. Un désir exprimé plus fortement par les plus de 40 ans (61%) que par les plus jeunes (52%). Autrement dit, les cadres se sont plutôt bien adaptés aux contraintes imposées par l’épidémie de Covid-19 sans toutefois oublier l’importance de la relation humaine lorsqu’elle existe sans écran interposé.

Quand on les interroge sur les outils susceptibles d’améliorer le fonctionnement de réunions tenues en visioconférence, les cadres plébiscitent en premier lieu le visualiseur de documents qui permet de voir et d’annoter de manière très pratique des documents à distance. 9 d’entre eux sur 10 adhèrent à cette technologie, 51% considérant même qu’elle peut leur apporter beaucoup, particulièrement chez les managers. La possibilité de créer et de partager, grâce à un logiciel, des notes de type « Post-it » est également très prisée (82% d’avis favorables dont 36% qui y croient beaucoup), tout comme le fait de disposer d’une caméra de grande qualité. Si le traditionnel vidéoprojecteur fait beaucoup moins rêver (seuls 18% des cadres considèrent qu’il est susceptible de beaucoup améliorer le fonctionnement de leurs réunions), la perspective de bénéficier de l’appui d’un grand écran interactif – une sorte de tablette géante dotée de nombreuses fonctions de partage – séduit 76% des personnes interrogées, dont 31% qui lui accordent une réelle importance.

Quelles que soient les techniques collaboratives utilisées à distance et leur degré de perfectionnement, une bonne visioconférence se base avant tout sur la qualité du son et de l’image. Rien de plus agaçant et perturbant en effet qu’une voix lointaine, coupée ou déformée, qu’une image saccadée ou pixelisée. C’est pourquoi 74% des cadres (et 85% de ceux âgés de plus de 60 ans) considèrent qu’un mauvais son est un frein très important à la qualité d’une réunion à distance, tout comme ils sont 46% à penser la même chose d’une image défectueuse. Enfin, l’absence d’un tableau blanc virtuel permettant d’écrire à la main et de partager les interventions est elle aussi considérée comme pouvant nuire à la visioconférence par 74% des répondants, dont plus d’un sur cinq (22%) qui estime ce manque comme très important.