Comment mettre en place une visioconférence productive ?

visioconférence écran interactif

Qu’est-ce que la visioconférence ?

C’est un moyen numérique de communication à distance qui combine son et image, permettant les conversations groupées et le partage de données, elle est souvent utilisée pour les réunions d’équipes.

Pour pouvoir communiquer et réaliser une visioconférence productive, il est nécessaire de s’équiper de matériel (hardware) et de logiciels (software). Il est aussi conseillé de se munir d’équipements tels que les écrans interactifs qui offrent une large gamme de fonctionnalités, afin de rendre les échanges plus vivants et naturels, même à distance. De plus, cela garantira une bonne expérience utilisateurs, primordiale si vous souhaitez instaurer ce mode de travail collaboratif sur le long terme au sein de votre organisation.

Mettre en place la visioconférence au sein de son entreprise apporte de nombreux avantages :

  • Gain de temps : plus besoin de se déplacer, les réunions et rendez-vous clients se font en live et à distance, et peuvent être accompagnés de démonstrations et présentations dynamiques ;
  • Gain de productivité : les échanges se font en temps réel, ils sont rapides et efficaces, l’information n’est pas perdue et la communication facilitée ;
  • Gain financier : les solutions sont multiples et peuvent être adaptées en fonction des besoins, un investissement accessible et durable ;
  • Gain d’interactivité : le travail collaboratif à distance par le biais d’outils dynamiques permet d’interagir facilement, de stimuler les échanges et de partager les idées avec du matériel de haute qualité, compensant ainsi les limites de la distance physique.

Grâce aux écrans interactifs et aux outils collaboratifs, il est facile d’échanger à distance en visioconférence avec ses clients et collaborateurs, et de travailler ensemble tout en alliant flexibilité et efficacité, tout l’enjeu de la digitalisation des espaces de travail.

La préparation des outils de visioconférence

Si maintenant les réunions plus classiques sont devenues un automatisme et qu’il est plus facile de les préparer, la visioconférence peut rester un domaine flou pour certains.

En discutant avec nos clients et en testant nous mêmes nos écrans interactifs en visioconférence, nous avons établi quelques bonnes pratiques de mise en place de visioconférence que nous tenons à vous partager.

En présentiel

visioconférence sur écran interactif

L’écran interactif

L’avantage de l’écran interactif, c’est qu’il est bien plus rapide au démarrage qu’un vidéoprojecteur ou un TBI qui nécessitent tous les deux un calibrage. Il suffit de taper deux fois sur l’écran pour qu’il se mette en route. Néanmoins, si c’est la première fois que vous l’utilisez dans le cadre d’une visioconférence, il vous faudra le tester au préalable pour éviter de démarrer la réunion en retard.

Comment choisir son écran interactif pour la visioconférence ?

caméra de visioconférence

La caméra

Sur l’écran interactif, la caméra est bien souvent branchée par un simple câble USB en plug & play. Plus besoin d’installer un logiciel de démarrage. On préférera cependant tester l’installation de la caméra quelques jours avant la première visioconférence pour vérifier que les angles de prise et le cadrage correspondent à ce que l’on attend de ce petit outil de visioconférence.

Nos conseils pour choisir sa caméra de visioconférence.

micro haut parleur visioconférence

L’audio

Quelle tuile de commencer une visioconférence sans entendre les participants ou sans que ceux-ci nous entendent ! Tester le son, surtout dans une grande pièce accueillant plusieurs participants, est primordial. On profite des logiciels de visioconférence qui permettent bien souvent de faire des tests sons avant de lancer une visioconférence. La prise de son est aussi importante que le volume.

Quels haut-parleurs et microphones choisir pour la visioconférence ?

logiciel de visioconférence

Le logiciel pour se réunir à distance

Choisir un logiciel de visioconférence n’est qu’une première étape. Il faut ensuite veiller à l’installer plusieurs jours avant la première visioconférence afin de le prendre en main et de tester les différentes fonctionnalités. Surtout, ceci permet de ne pas être surpris par la demande d’un numéro de licence ou par des limitations du gratuit au payant.

Choisir le logiciel de visioconférence qui me correspond le plus.

En télétravail

Nos clients en télétravail et nos propres équipes nous ont remonté les principaux points qui doivent retirer notre attention lors de la préparation d’une visioconférence. Voici ce dont il faut s’assurer :

  • Un test des outils avec le technicien support : vous n’êtes pas informaticien de métier et ce n’est pas une tare. Si la plupart des outils aujourd’hui sont intuitifs, les PC portables peuvent être compliqués à prendre en main d’une marque à l’autre. Avant la mise en télétravail, n’hésitez pas à demander un coup de main technique de la part d’un informaticien de votre entreprise ;
  • Le cadrage et l’éclairage : hors de question de ressembler à Tonton Fabrice dont on ne voit que le front lors des apéros vidéos en famille. Il faut s’assurer que la webcam soit réglée à la hauteur des yeux et que l’éclairage de celle-ci convienne pour que l’on vous voit comme si on était dans la même pièce que vous. Le cadrage est aussi important : personne ne veut voir votre canapé et vos plaids ;
  • Le bon fonctionnement du casque et du micro : il ne s’agit pas d’arriver le Jour J et de ne pas pouvoir communiquer avec les autres ou d’être dérangé par son conjoint, son colocataire ou ses enfants. Avant toute visioconférence, les logiciels proposent généralement de tester le matériel audio. Une bonne idée à ajouter à sa check-list de visioconférence ;
  • Une bonne connexion internet : alors, oui, ça parait évident mais selon le logiciel de visioconférence choisi par le manager, la connexion internet peut-être insuffisante. N’hésitez pas à la tester au préalable avec une visioconférence test entre collègues.

visioconférence réunion

La préparation des équipes à la visioconférence

Ce que l’on attend d’un manager

  • Définir la durée de la réunion en visioconférence

Si le logiciel de visioconférence Zoom limite sa version gratuite à 40 minutes*, ce n’est pas un hasard. Il s’agit de la durée idéale d’une réunion en visioconférence.

En principe, le manager est celui qui connait le mieux ses équipes et donc leur façon de travailler en réunion. Leur donner à l’avance une heure de début et de fin de visioconférence leur permet d’organiser au mieux leur journée, ce qui est primordial en télétravail.

  • Préparer la réunion en visioconférence

Envoyez une invitation à votre équipe quelques jours avant la réunion avec le lien de connexion et toutes les informations nécessaires au bon déroulement de la visioconférence. Cela permettra aux collaborateurs de mieux se projeter.

Donner un ordre du jour reste important en visioconférence.

Ce que l’on attend d’un collaborateur

  • Une bonne attitude générale

Attention à quelques pièges : le multi tasking ça se voit, même en réunion à distance. Si vous n’êtes pas concentrés, que vous faites autre chose pendant la visioconférence, non seulement votre manager risque de le remarquer mais vous êtes également susceptible de ne pas retenir l’essentiel de la réunion. Autre point, si on a tendance à se mettre plus à l’aise lorsque l’on travaille à la maison, veillez tout de même à respecter un code vestimentaire en adéquation avec le style habituel de l’entreprise.

  • Un endroit propice au travail

Il y a deux points importants : le décor et le bien-être permis par l’espace. Il vaut mieux choisir un endroit neutre et une pièce rangée pour donner une bonne impression. Aménagez-vous un espace de travail qui vous permet d’être au calme et d’être bien installé. N’hésitez pas à parler aux responsables des Ressources Humaines de votre entreprise si vous avez du mal à obtenir une installation correcte. C’est le rôle de votre employeur de vous accompagner.

  • Le respect de l’heure de connexion

De la même manière que l’on n’arrive pas en retard à une réunion classique, on ne se connecte pas en retard à une réunion en visioconférence. Même si les autres participants sont également en télétravail, personne n’aime attendre les retardataires. Vous pouvez vous définir un rappel quelques minutes avant avec toutes les informations de connexion, comme le lien et le mot de passe, afin de ne pas perdre de temps.

*Plusieurs études conseillent de mettre en place des visioconférences qui durent entre 30 et 60 minutes. Si la moyenne générale des études revient à 37,5 minutes, nous estimons après nos propres tests qu’une durée de 40 minutes est idéale. Mais n’hésitez pas à tester avec vos propres équipes, cela peut varier d’une entreprise ou d’une équipe à une autre !

Des conseils de visioconférence sur notre blog