Comment penser et équiper une salle de visioconférence ?

Ne dit-on pas souvent que les cordonniers sont les plus mal chaussés ? Nous sommes immanquablement une exception à la règle. Proposant depuis des années des écrans interactifs en France et équipant ainsi des milliers de salles de réunion, les premières salles de réunion que nous avons équipé ce sont bien les nôtres. Et en 2020, nous nous sommes assurés de les adapter comme beaucoup d’autres entreprises afin de pouvoir assurer la continuité des tâches et plus tard le travail hybride.

Chez Speechi, nous avons trois types de salles pouvant être destinées à accueillir des visioconférences :

• Une (et bientôt deux!) huddle room vouée à accueillir nos démos et nos formations à distance : ce petit espace de visioconférence ne peut accueillir simultanément plus de trois personnes et sert à quiconque souhaite le réserver pour une réunion à distance. Bien sûr, Claire notre formatrice a la priorité !
• Une salle de réunion classique aménagée dans une cave : dis comme ça, ça peut faire peur. Mais nous sommes situés dans le Vieux-Lille et l’architecture atypique faite de briques rouges est courante. Nous avons réussi à l’aménager pour en faire un espace agréable que les collaborateurs réservent tous les jours pour des réunions en présentiel comme à distance.
• Une salle de classe transformée pour les réunions plénières : pour ceux qui connaissent Speechi, vous savez que nous intégrons à nos locaux lillois la classe pilote de l’école de programmation Algora. Cette salle de classe se transforme régulièrement en salle de réunion lorsqu’un échange vertical de la direction vers les collaborateurs est nécessaire.

Pour vous aider à imaginer votre propre salle de visioconférence, nous avons simplifié le processus de réflexion en 4 grandes étapes.

1/ Penser l’architecture de sa salle de visioconférence

Il existe différents types de salles collaboratives. Souvent, on qualifie les salles de réunion selon leurs tailles et leurs fonctions : tous les styles de salles de réunion ne servent pas les mêmes usages.

Nos recommandations

• Pensez à vos besoins et à l’architecture de vos locaux : cette réflexion parait évidente mais c’est au milieu de ces deux contraintes que vous trouverez le parfait type de salle de visioconférence. Par exemple, si vous avez de petits locaux et des besoins de réunion en présentiel faibles, une phone box ou Huddle Room suffira. En revanche, si vous avez une agence et qu’une équipe entière a besoin d’interagir à distance avec un client, préférez une salle de réunion classique équipée d’outils de visioconférence.
• Consultez les managers : ils sont le relai des équipes et ils seront en mesure d’exposer des usages en matière de visioconférence auxquels vous n’aurez peut-être pas penser.
• Faites appel à un professionnel : c’est un investissement qui s’avère rentable. Faire appel à un architecte peut faire peur en matière de coût mais cela en vaut la peine. Elaborer des salles de visioconférence dont personne n’aura l’usage ou peu ergonomiques représentera davantage une perte d’argent et d’énergie.

2/ Prendre en compte son environnement en concevant sa salle de réunion à distance

Déjà importants lorsque l’on conçoit une salle de réunion plus classique, il y a deux critères principaux à ne surtout pas oublier lorsque l’on dessine le projet d’une salle de visioconférence.

Le premier concerne le son et l’acoustique de la salle de visioconférence. Saviez-vous que le frein principal à la mise en place régulière de visioconférence est la qualité du son ? Si vous n’êtes pas très bien équipés en outils de visioconférence et qu’à cela vous ajoutez une mauvaise acoustique de la salle, vous pouvez être certains que vos collaborateurs fuiront toute occasion de faire une réunion à distance. Si cela résonne dans vos locaux, les autres membres de votre équipe seront également agacés par la tenue de ces visios. De quoi rompre définitivement tout lien avec l’extérieur.

Le deuxième critère environnemental non négligeable est la luminosité de votre pièce. Il faut évidemment penser qu’elle ne doit être ni trop élevée, ni trop faible, afin que l’interlocuteur à distance puisse voir correctement ce qu’il se passe à distance surtout si vous avez des prototypes à montrer ou un écran derrière vous pour brainstormer.

Il y a également d’autres éléments mineurs à prendre en compte : s’assurer que la connexion internet est aussi favorable que dans les autres pièces, mettre en place des règles de vie commune, etc. afin que chacun puisse utiliser cette pièce dans les meilleures conditions.

Nos recommandations

• Les caves (comme les nôtres) c’est cool ! Blague à part, n’ayez pas peur de partir d’une architecture atypique et de lui apporter les améliorations nécessaires pour en faire une salle de réunion et de visioconférence sympa. Nos salles de réunion sont voutées et de briques rouges, sans fenêtre. Pour autant, nous en avons fait des espaces d’échange que personne ne fuit et que tout le monde trouve “cool”.

3/ Bien sélectionner le mobilier de sa salle de visioconference

Premièrement, allez-vous faire avec ou sans table ? Cette question peut sembler étonnante mais tout dépend de l’usage que vous allez faire de cette salle de visioconférence. Une fois que vous avez tranché, vous allez pouvoir vous pencher sur la sélection de votre table : ronde, carré ou rectangle, tout dépendra de la taille de votre salle et du nombre moyen de personnes assistant à vos visioconférences.

Ensuite, vous pouvez vous tourner vers l’assise. Canapé, chaises ou fauteuils confortables, vous avez le choix (même si le but n’est pas de rester des heures durant dans votre salle de visioconférence – ce qui serait improductif puisqu’une réunion doit durer en moyenne une demi-heure, le confort est toujours souhaitable). Nous vous conseillons donc d’opter pour des fauteuils ergonomiques et de trouver le juste milieu entre design et bien-être.

Faites classique et efficace : au fond, on veut de l’ergonomie et de la praticité. Mais rien ne vous empêche de faire preuve d’un peu de fantaisie en pensant la salle de réunion à vos couleurs, en ajoutant une touche design. Créez une atmosphère propre à votre salle de visioconférence, sans trop en faire.

A la mode également : les salles de réunion modulables. Si vous passez régulièrement de 4 à 15 personnes en réunion, si vous êtes destinés à organiser des ateliers de travail ou à dispenser des formations, une table de réunion modulable peut se révéler particulièrement intéressante.

Nos recommandations

• Faites appel à un ergonome ! Si vous ne connaissez pas ce métier parfois ignoré des dirigeants d’entreprise, un ergonome est une personne dont la mission est de concevoir des systèmes de travail confortables, sécurisés et efficaces.
• Consultez les représentants du personnel ou vos salariés directement. Après tout, qui aura l’usage de cette salle et doit savoir l’apprécier ?
• Pensez à intégrer des espaces de rangement : vous en serez bien satisfaits lorsque vous recevrez des personnes extérieures à votre entreprise.

4/ Quel équipement choisir pour sa salle de visioconférence ?

Afin de transformer son lieu de réunion traditionnel en véritable salle de visioconférence, il faut bien sûr se munir d’outils facilitant la communication à distance.

Dans certains cas, notamment dans le cadre de visioconférences intimistes en “tête à tête”, l’utilisation d’un PC équipé d’une webcam, d’un micro et d’un logiciel de visioconférence est suffisant. Mais si l’on veut voir les choses en grand et proposer des réunions à distance qualitatives, il faut choisir un équipement de visioconférence plus important.

Optez pour un écran de visioconférence tout-en-un… C’est la toute dernière solution de notre gamme d’écrans interactifs qui va changer la façon que vous avez de switcher entre le présentiel et le distanciel : un écran interactif qui intègre dans son cadre le matériel de visioconférence (caméra, micro, haut-parleurs). Parfait pour les petites et moyennes salles, l’écran tactile SpeechiTouch Visio possède les atouts collaboratifs d’un écran interactif classique ainsi qu’un système de visioconférence.

… ou composez votre système de visioconférence Peut-être êtes vous déjà équipé d’un écran interactif ou d’un écran display classique ? Il vous suffit dans ce cas de compléter votre équipement en choisissant la caméra, les haut-parleurs et le micro nécessaires et qui correspondent à vos besoins. Composez soi-même son kit de visioconférence peut être intéressant aussi si l’architecture de votre salle est atypique, si vos besoins sont particuliers ou si votre audience en présentiel est large.

Nos recommandations

Trouver la solution qui vous correspond pour équiper votre salle de visioconference peut s’avérer périlleux. C’est pourquoi, si nous allons évoquer dans les grandes lignes les principaux outils de visioconférence dans cet article, nous allons consacrer 5 futurs articles aux typologies de salles de réunion et de visioconférence en proposant à chaque fois le matériel qui correspond.