Comment organiser un webinar avec un écran interactif ? (vidéo)

Par Claire Bienaime, lundi 6 juillet 2020
Catégories : Ecran interactif

Qu’est ce qu’un webinar ?

Webinar, c’est le raccourci pour “web séminaire”. Il s’agit donc d’un séminaire web interactif, autrement dit d’une classe virtuelle. Cette pratique permet d’organiser des conférences, des réunions de travail ou encore des formations virtuelles à distance.

La pratique du webinar a été largement répandue depuis l’expansion d’internet et elle a pris tout son sens pendant le confinement.

Objectifs et préparation d’un webinar

Principes d’un webinar

De manière générale, un webinar peut être une liaison audio ou une liaison vidéo. Pour organiser un webinar, vous pouvez donc seulement diffuser du son. Beaucoup de participants écoutent les webinars au travail et ne font pas attention au visuel : il faut donc toujours être percutant oralement.

Ceci dit, nous conseillons une liaison vidéo, bien plus répandue. Avec les outils actuels, une visioconférence peut être qualitative sans demander de grands efforts de coûts ou d’installation.

Dans tous les cas, les participants sont conviés (généralement par newsletter email) à s’inscrire via un lien. Ils pourront suivre le webinar à une date et une heure imposées, et poser leurs questions durant le webinar si l’organisateur les y autorise.

Fonctionnalités possibles

Lors d’un webinar, on retrouve quelques points classiques des systèmes de visioconférence en ligne : des fichiers mis à disposition des participants, des changements d’intervenants (si plusieurs sujets sont abordés durant un webinar), un tableau blanc virtuel (que nous remplaçons par l’usage de notre écran interactif), un chat afin que chacun puisse poser des questions que le modérateur transmet à l’intervenant, une réalisation de sondage, un enregistrement de la session de webinar afin de la diffuser aux absents ultérieurement, etc.

La durée de webinar idéale est de 30 minutes. Ceci permet de conserver l’attention des participants du début à la fin tout en ayant le temps d’approfondir quelques points précis. Ceci dit, il n’est pas rare de voir des webinars durer une heure sans aucun soucis en fonction de la complexité des sujets abordés.

Le cas Speechi : comment nous organisons nos webinars sur un écran interactif

Vidéo making-of de l’installation des écrans interactifs lors de nos webinars (1 mn 30 s)

Notre objectif : combler le “vide événementiel” par une série de webinars interactifs

De mars à juin (en plus de la fin d’année), la saison événementielle bat son plein pour Speechi. Elle est habituellement lancée par de nombreux salons auxquels participent nos équipes commerciales Speechi et Algora.

Pour remplacer les nombreuses demandes de démonstrations, nous avons mis en place les webinars permettant de présenter nos nouveautés produits. Ces webinars peuvent être adressés à 1 comme à 100 personnes.

Matériel utilisé pour un webinar pertinent

En fonction des webinars, le matériel utilisé peut différer un peu. Mais dans les grandes lignes, nous utilisons :

- Un écran interactif haute précision SuperGlass 86″ de la marque SpeechiTouch : cet écran interactif géant sert de support de présentation ou de démo, il est visible par les participants et est utilisé par le commercial / le présentateur
- Une caméra de visioconférence Speechi UV510 pour filmer l’image et la retransmettre
- Un écran interactif Clevertouch Impact Plus : cet écran interactif lui n’est pas visible des participants, il sert d’écran “de retour”. C’est une base pour le présentateur qui voit défiler sa présentation à la manière d’un prompteur
- Un microcravate Speechi, attaché aux vêtements du présentateur
- Un écran de PC en HDMI out pour la régie / le modérateur qui reçoit les questions des participants, accompagné d’une souris et d’un clavier
- 3 spots de lumière pour mettre en valeur nos beaux présentateurs (et les produits, par la même occasion)

Jusqu’à présent, tous nos webinars ont été réalisés sur le logiciel Zoom.

Pourquoi utiliser un écran interactif plutôt qu’un écran lambda ?

L’écran interactif apporte de nombreux avantages qu’un écran non tactile ne peut apporter : le présentateur peut s’en servir comme support d’écriture grâce au côté tableau interactif, il peut aussi y diffuser sa présentation via powerpoint, utiliser internet facilement si besoin pour lire des vidéos par exemple, etc.

Pour le présentateur, l’écran interactif apporte un jeu visuel intéressant et permet de conserver l’intérêt des participants tout au long de l’atelier numérique. Cela lui permet aussi de jouer du mouvement et de prendre possession de l’espace en utilisant ses bras et en inscrivant les mots clefs sur l’écran.

Le secret d’un webinar réussi : une régie réactive et rodée

Notre petite régie est composée de deux personnes qui surveillent le bon déroulement du webinar.

Celui que nous voyons à droite sur la photo, c’est Baptiste. Chargé d’événementiel au sein de notre équipe marketing, il a eu l’idée pendant le confinement de préparer une série d’événements virtuels.

Chef du projet “Webinar”, il surveille tout incident pouvant intervenir pendant le séminaire en ligne. En cas de problème de son ou d’image, il intervient rapidement grâce aux répétitions qu’il a effectué dans la semaine. La clef c’est la préparation !

Lu 1 646 fois | Billet publié le 06 Juil 2020 par Claire Bienaime et classé dans Ecran interactif.

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