Télétravail : comment garder contact avec ses équipes via un écran interactif

Il est impossible que cela vous ait échappé : du fait de la crise sanitaire mondiale que nous connaissons aujourd’hui, les français sont obligés de limiter fortement leurs déplacements. Pour certaines entreprises ou certains métiers, cela veut signifie la mise en télétravail. Mais quand on en a jamais fait, on ne sait pas forcément comment fonctionner.

Peut-être que certains d’entre vous ont déjà un écran interactif mais n’ont pas pensé à s’en servir comme outil de télétravail (ou alors, simplement, ils ne savent pas vraiment comment faire). D’autres doivent sûrement réaliser qu’ils ne sont pas suffisamment équipés et réfléchissent aux solutions à mettre en place en sortie de crise pour que cela ne se reproduise plus.

L’écran interactif : l’interface qui fait le lien entre les locaux et les équipes en télétravail

Vous pouvez penser « quel est le rapport entre l’écran interactif et le télétravail ? » parce qu’il parait évident pour tous qu’un écran interactif, même un 55’’, ne peut pas être emmené directement par l’employé à domicile.

En cas de télétravail, l’écran interactif est en effet pratique pour ceux qui vont travailler dans les locaux. Dans le cas de la crise actuelle, beaucoup de personnes sont concernées : tout le monde n’effectue pas un métier qui se prête au télétravail.

Ainsi, ceux qui restent dans les locaux de l’entreprise peuvent démarrer l’écran interactif d’un simple geste en arrivant le matin. Ils lancent le logiciel de visioconférence (type Sofa, Zoom, Hangouts… peu importe !), partagent le code de la réunion aux télétravailleurs et le tour est joué !

Pour assurer une parfaite efficacité en télétravail, quel équipement favoriser ?

Comment intéragir à distance avec l’écran interactif

C’est simple : via les différents logiciels que nous allons vous proposer dans le prochain paragraphe, les équipes peuvent se connecter via leur tablette, leur PC portable ou leur smartphone. Optimalement, nous vous conseillons un PC portable plus confortable pour travailler. Il peut s’agir d’un PC tournant sous Windows ou iOS, peu importe. Une seule règle presque évidente (mais on le rappelle quand même) : vérifiez que vos équipements ont des systèmes d’exploitation récents. C’est plus pratique pour installer les dernières versions des logiciels.

Caméra type webcam ou visualiseurs de documents : comment faire un choix

Dans le cadre d’un télétravail classique, nous recommandons à l’employé de s’équiper d’une caméra type webcam, compacte Full HD. Pour ceux qui seront dans les locaux derrière l’écran interactif, nous recommanderons une caméra de visioconférence un peu plus complète pour permettre de filmer l’ensemble de l’équipe. Vous pouvez retrouver toutes nos caméras de visioconférence et nos webcams dans notre boutique.

Les visualiseurs de documents seront davantage utiles aux formateurs dans l’obligation d’effectuer des formations à distance ou aux professeurs continuant d’assurer leurs cours pendant le confinement. Nous ferons un billet de blog à ce sujet.

Casques et micros, pour communiquer aisément sans gêner son entourage

Entendre ses enfants se battre pour la manette de la console ou participer malgré soi à la visioconférence de votre conjoint, très peu pour vous ? On vous comprend. Il existe plusieurs casques vendus dans le commerce qui isolent du bruit. Et pour pouvoir parler sans faire profiter toute votre équipe du bruit de la maison, nous vous recommandons fortement de vous équiper d’un microphone sans fil rechargeable par USB.

Les logiciels collaboratifs à distance : comment faire son choix

La visioconférence, le système de réunion privilégié en cas de télétravail

Visionnaires ou simplement conscients des nouvelles façons de travailler, nous avions déjà écrit il y a quelques mois un article de blog faisant office de comparatif entre les logiciels de visioconférence Teams, Tamashare (désormais Sofa) et Zoom. Nous ferons probablement dans les jours qui viennent un article de blog mis à jour de ce comparatif.

Les idées reçues sur les logiciels de visioconférence mènent la vie dure aux solutions actuelles. Toutes ont leur spécificité (gratuité, services premium, partage de documents, design épuré, etc.) mais elles présentent souvent des points communs : désormais, la visioconférence est simple à mettre en place et cela prend à peine quelques minutes. Un lien de partage, un code à partager via le chat de l’entreprise, et la réunion peut commencer.

Les outils collaboratifs, pour jeter un œil sur l’avancée des projets à distance

Encore une fois, les logiciels collaboratifs et de gestion de projet font partie des outils que nous utilisons au quotidien. C’est donc pour nous un réflexe de les utiliser, même en cas de télétravail.

Nous avions aussi déjà effectué un comparatif des outils de gestion de projets pour écran interactif. Ce comparatif illustre notamment les fonctionnalités de Trello, Kantree et Wrike.

Chez Speechi, nous avons deux autres chouchous qui fonctionnent très bien sur écran interactif et faciles à utiliser à distance :

• Draft : un logiciel de brainstorming sous forme de petites notes
• Ubikey : un logiciel de gestion de projets qui permet de créer un espace de travail complétement dématérialisé.

On récapitule : petite “check-list” de ce qu’il faut avoir pour une activité productive en télétravail

• Un écran interactif qui reste dans les locaux de l’entreprise
• Un PC équipé de systèmes d’exploitation récents (avec clavier et souris en option, selon les préférences de confort)
• Un casque ou des écouteurs avec micro pour s’isoler correctement à la maison
• Un logiciel de prédilection pour la visioconférence
• Quelques outils collaboratifs avec un compte pour chaque membre de l’équipe
• Un pyjama « sérieux en haut, décontracté en bas »

Chez Speechi, pendant le confinement, nous avons mis nos équipes en télétravail. Adepte des tests en tout genre et premiers cobayes de nos solutions, l’équipe Marketing (qui écrit la plupart de ces articles de blog) fera un retour après quelques jours d’utilisation des softs en tout genre. On en reparle donc bientôt !