Quelle suite d’outils collaboratifs pour manager des équipes à distance ?

management à distance avec visioconférence
Le management à distance se développe dans les entreprises françaises et peut nécessiter une modification structurelle ou matérielle des méthodes de travail. Quelques raisons qui amènent le développement de ce type de management :

  • Augmentation du télétravail

Il est vrai que pour l’instant le taux de télétravail en France reste peu élevé. Pour autant, il tend à augmenter et on peut facilement parier sur le fait que cette tendance sera plus forte dans les années à venir. Il vaut donc mieux s’y préparer et aménager des espaces de travail adéquats.

  • Regroupement des entités

Lors de fusion d’entreprises, de regroupements régionaux, etc., des territoires entiers peuvent être pilotés par un seul manager. Il est difficile d’imaginer un manager qui soit constamment en déplacement pour rencontrer ses équipes. La distance peut dans ce cas être réduite de manière numérique.

  • Nouvelles méthodes de gestion de projet

La gestion de projet se fait de plus en plus de manière transversale. Les collaborateurs travaillant sur un projet commun ne sont pas forcément dans les mêmes espaces, les mêmes bureaux ou bien les mêmes villes/régions. La distance ne doit pas être un frein à l’innovation et à la productivité.

Nous vous donnons quelques leviers de réussite pour bien manager ses équipes à distance. Ces idées ont été piquées dans nos propres locaux ou chez nos clients, à vous de les adapter “à votre sauce” et de choisir celle qui vous convient !

1. Équiper les locaux principaux d’une bulle de visioconférence

Bulle de visioconférence ou Huddle Room : la Huddle Room est une petite salle de réunion pensée pour améliorer l’interactivité et la créativité entre les collaborateurs.

management avec écran interactif dans huddle room

Dans nos propres locaux, la Huddle Room a vocation à être à la fois un espace vivant et un espace de tranquillité. C’est là que se font les réunions avec les membres de Speechi qui travaillent à domicile ou en itinérance.

Par définition, la Huddle Room est une salle de réunion à taille réduite. Vous n’avez donc pas besoin de grand chose : une table, une ou deux chaises, un ordinateur et… un écran interactif ! Pour cette typologie de salle de réunion, un écran interactif professionnel 55″ est amplement suffisant. C’est la taille que nous avons sélectionnée pour notre propre Huddle Room.

Nos conseils pour équiper parfaitement sa Huddle Room.

2. Choisir le bon logiciel de réunion virtuelle

Réunion virtuelle : un espace de meeting online qui utilise la visioconférence et dématérialise les moyens de collaboration d’entreprise tout en apportant une sécurité des informations partagées chère aux professionnels.

visioconférence via écran interactif

Nous conseillons systématiquement à nos clients d’opter pour le logiciel collaboratif de visioconférence Tamashare. Il est à nos yeux le logiciel de travail collaboratif le plus simple pour écran interactif et est présent dans tous les écrans interactifs tactiles SpeechiTouch Pro.

Le principe du logiciel collaboratif Tamashare est de recréer un espace de réunion en ligne. Vous pouvez créer une table de réunion virtuelle, y disposer des documents qui peuvent être récupérer à distance par tous vos collaborateurs connectés via écran interactif, ordinateur, ou tablette. Tamashare propose aussi des tableaux blancs et blocs notes virtuels.

De plus, Tamashare permet de collaborer à distance en incluant jusqu’à 120 collaborateurs en mode groupe.

Pour plus de détails, consultez notre comparatif des logiciels de visioconférence pour écran interactif Tamashare, Zoom et Microsoft Teams.

3. Utiliser des outils de reporting percutants

Reporting : la communication de données (en anglais reporting) est l’opération consistant, pour une entreprise, à faire rapport de son activité.

ecran interactif logiciel collaboratif

L’écran interactif a conquit le coeur de professionnels de tout type de secteur. Mais l’écran interactif en tant que tel n’est pas un outil indispensable : ce qui le rend indispensable, c’est sa compatibilité avec un grand nombre de logiciels de reporting et de gestion de projets.

Dans le cas d’un management d’équipe à distance, il est primordial d’avoir des outils de reporting pertinents. Nous conseillons souvent les logiciels Draft, Ubikey et iObeya :

  • Draft est un logiciel de brainstorming permettant de mettre en oeuvre les méthodes “agile” et “kanban” en oeuvre, tout en créant des “Post-it” © interactifs
  • Ubikey est le premier logiciel collaboratif adapté aux écrans interactifs permettant de créer un espace de travail dématérialisé depuis une dizaine de templates
  • iObeya est un logiciel de management visuel appliquant la pratique du lean management plébiscité par nos clients, comme Orano sur les illustrations ci-dessus

Tous ces logiciels permettent de se connecter à distance et favorisent donc le management des équipes éloignées.

Si vous recherchez d’autres logiciels compatibles avec un écran interactif, nous avons déjà comparé pour vous les logiciels de gestion de projets Trello, Kantree et Wrike.

4. Installer un écran interactif dans l’open-space

Un open space ou plateau ouvert, est un espace de travail où les bureaux ne sont pas séparés par des cloisons. En conséquence, les personnes se voient et s’entendent et travaillent entre elles.

ecran interactif en entreprise

Au fur et à mesure de la lecture de cet article, vous aurez constater l’importance de l’écran interactif : il est l’outil clé qui permet des réunions à distance, qui fait tourner tout type de logiciels, compatible avec des caméras de visioconférence. Ce n’est évidemment pas un outil portable qu’utilisera le collaborateur en télétravail, mais un outil primordial pour ceux qui sont dans les bureaux.

Installer une flotte d’écrans interactifs entre plusieurs régions est aussi une solution envisageable pour réduire les distances entre les collaborateurs. Si une entreprise possède des bureaux à Rennes et d’autres à Lyon, installer des écrans interactifs (voire des Huddle Rooms) permet de rapprocher les équipes.

Petit exemple “made in Speechi” : nos bureaux principaux sont à Lille mais nos collaborateurs habitent plutôt dans la campagne aux alentours. Durant les intempérie d’hiver, beaucoup sont obligés de faire du télétravail. Ils se connectent alors en visioconférence à l’écran interactif et c’est comme si ils étaient présents dans l’open space. Ceci est très pratique pour une situation imprévue d’absence du bureau et lorsqu’une réunion ne peut être remise à plus tard.

© : “Post-it” est une marque déposée de la société 3M. Le terme “post-it”, quand il est utilisé dans cet article, fait référence uniquement, par analogie et pour des besoins de compréhension, à des notes virtuelles affichées sur un écran interactif et non pas aux bloc-notes en papier commercialisés par 3M sous le nom “post-it”.

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