Comment organiser une réunion à distance ?

L’organisation d’une réunion n’a rien à voir avec une réunion classique, au cours de laquelle tous les participants sont présents au sein d’une même salle. Une visioconférence, avec des personnes distantes et réparties sur différents sites, nécessite une organisation particulière.

La salle de réunion

Celle-ci doit recevoir le matériel adapté pour une visioconférence. Il est ainsi nécessaire de se doter de larges écrans de télévision, d’un combiné téléphonique et de caméras. De cette façon, tous les participants peuvent voir et entendre ce que chacun exprime, dans les meilleures conditions.

Bien entendu, les tables et les chaises doivent être disposées de telle façon que toutes et tous puissent bien voir leurs interlocuteurs à distance. La connexion Internet, le logiciel et le matériel doivent être de qualité, afin de garantir des discussion parfaitement audibles.

Nos conseils pour une visioconférence réussie

Voici les règles basiques. Pour bien organiser votre réunion à distance, d’autres aspects sont essentiels.

Tout d’abord, celle-ci doit être bien préparée en amont. Si vous en êtes l’animateur, nous vous conseillons d’établir un ordre du jour précis et de bien maîtriser tous les points importants.

Une animation réussie repose également sur une bonne gestion de la prise de parole. Il faut donc établir une véritable discipline dans l’expression orale de tous les collaborateurs. Encore faut-il que tous les participants soient bien visibles. Une caméra performante est donc indispensable. Nous vous recommandons l’achat du modèle Haute Définition de Lumens. Il offre en effet de multiples positions (une centaine). Il est doté d’une télécommande et de puissants zooms numérique et optique.

Enfin, une organisation réussie repose sur une animation vivante et participative.

Cependant, apporter un côté plus convivial à des réunions à distance n’est pas toujours simple. C’est la raison pour laquelle nous vous recommandons nos Tableaux Blancs Interactifs. En équipant chaque site d’un TBI, vos réunions de travail deviennent plus ludiques. Il est en effet plus simple de modéliser des réflexions ou des actions grâce à cet outil numérique. Par conséquent, les salariés participent et s’impliquent davantage, en prenant plus facilement la parole.

Nous vous recommandons aussi l’acquisition de notre logiciel TrueConf Server, très pratique pour les partages à distance de documents.

Retrouvez toutes nos solutions sur notre site. Nous pourrons vous accompagner pour la mise en place de réunions virtuelles ou présentielles efficaces !